5 unschlagbare Tipps für mehr Digitalisierung im Büro

September 13, 2021

Ihr habt haufenweise Papierkram im Büro rumliegen und seht einfach kein Licht am Ende des Tunnels? Glaubt mir – es wird Zeit, Ordnung zu schaffen! Am einfachsten funktioniert das Ganze, wenn ihr Papier größtenteils aus eurem Büro verbannt und stattdessen auf eine digitale Dokumentation umsteigt. Eure Arbeit wird dadurch enorm erleichtet, effizienter und alles läuft schneller. Ach und dabei tut ihr der Umwelt noch etwas Gutes. Na, wie klingt das?

DIE BEDEUTUNG DER DIGITALISIERUNG

Ihr fragt euch, welche Vorteile euch ein papierloses Büro bringt? Schließlich seid ihr Gewohnheitstiere und wollt eigentlich vom guten alten Papier nicht loslassen. Doch ehe ihr euch umseht, werdet ihr den Nutzen der Digitalisierung erkennen.

Mit virtuellen Dokumenten und Ordnern ist endlich Schluss mit der ewigen Suche nach einem bestimmten Blatt Papier. Eine korrekte digitale Ablage garantiert euch nämlich gewissenhaftes Arbeiten, eine sichere Verwaltung und vor allem eine sekundenschnelle Suche nach Dokumenten.

Mit der Digitalisierung kommt es zeitgleich zu Automatisierungen und einheitliche Workflows. Im Arbeitsalltag könnt ihr euch endlich auf wesentliche Dinge fokussieren, alles andere übernimmt euer Computer.

Ein papierloses Büro birgt noch weitere Vorteile. Corona hat uns gezeigt, wie wichtig ein flexibler Arbeitsplatz ist. Eine entsprechende Software ermöglicht quasi einen „wandelnden“ Schreibtisch, auf den ihr jederzeit und von überall aus Zugriff habt.

Zu guter Letzt darf der Umweltfaktor nicht vergessen werden. Wusstet ihr, dass weltweit etwa 410 Millionen Tonnen Papier und Karton produziert werden? Für die Herstellung gehen Waldflächen zugrunde und Unmengen an Wasser werden verbraucht. Mit einem digitalen Büro können wir Ressourcen sowie Kosten reduzieren und gleichzeitig unsere Umwelt schonen.

Im Anschluss verrate ich euch 5 Tipps, die euch beim Umstieg auf ein papierloses Büro helfen und euch untersützen. Bleibt gespannt!

1. DIE RICHTIGE IMPLEMENTIERUNG

Der Übergang von der Zettelwirtschaft zur Digitalisierung im Büro kann ganz schön stressig sein. Genau deshalb braucht es eine klare Planung und einen konkreten Ablauf, den ihr Schritt für Schritt verfolgen könnt. Ich empfehle euch, eine Liste anzulegen, die ihr nach und nach abarbeitet. So habt ihr einen Überblick und verliert nicht so schnell die Motivation.

Manche Menschen sträuben sich aus unterschiedlichen Gründen bewusst gegen Digitalisierungsmaßnahmen. Damit die Implementierung reibungslos funktioniert, ist es allerdings wichtig, dass das komplette Team an einem Strang zieht. Regelmäßige Teamsitzungen können helfen, dem Problem auf den Grund zu gehen und es aus der Welt zu schaffen.

2. VERWALTUNGSSYSTEM

Um digitales Chaos zu vermeiden, benötigt ihr eine zentrale Verwaltungssoftware, die eure digitale „Zettelwirtschaft“ ordnet. Ihr könnt sie euch wie einen virtueller Aktenschrank vorstellen, auf den jeder Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff hat. So behaltet ihr eure Arbeit stets im Überblick und das ohne großen Aufwand. Ade Post-Its und Schmierzettel!

Das Verwaltungssystem bzw. eine zentrale Cloud ist übrigens auch in Zeiten des Homeoffices ideal. So seid ihr nie wieder an euren festen Arbeitsplatz gebunden, sondern könnt von überall aus und jederzeit auf eure internen Firmendokumente zugreifen.

Digitalisierung

3. STRUKTUR IN DER STRUKTUR

Die Verwaltungssoftware bringt mich auch schon zum nächsten Tipp, nämlich zur Ordnerstruktur. Ist eure digitale Verwaltung mal angelegt, macht es Sinn, einzelne Ordner für unterschiedliche Projekte anzulegen. Die Art der Ordner sowie die Bennenung sollte im Team bestimmt werden. Je mehr Mitarbeiter ihr in diesen Prozess einbezieht, desto weniger Chaos besteht am Ende.

4. SCANNEN

Alte Dokumente landen bitte erst dann im Papiermüll, wenn sie eingescannt und sicher archiviert sind. Auch hier hilft es, alles Schritt für Schritt abzuarbeiten und ordentlich zu verwalten. Anfangs mag es vielleicht etwas mühsam sein, doch ich verspreche euch – es wird sich auszahlen. Nach nur wenigen Wochen werdet ihr papierlos und organisierter denn je sein.

Ihr seid noch nicht auf ein papierfreies Büro umgestiegen? Dann nichts wie los! Eine frühzeitige Digitalisierung erspart euch viel Arbeit und optimiert eure Arbeitsprozesse.

5. ALLES IM AUGE BEHALTEN

Während der Umstellung solltet ihr auf jeden Fall auch an Briefe, Notizen und an euren Kalender denken. Wenn ihr beispielsweise regelmäßig Papierrechnungen an eure Kunden rauslässt, könntet ihr die Umstellung auf digitale Rechnungen im Rahmen eines Newsletters ankündigen und eure Kunden auf diese Art und Weise „vorwarnen“. Anfangs stoßt ihr vielleicht auf Unmut, doch auch hier könnt ihr mit diversen Argumenten arbeiten und überzeugen.

Ein digitaler Kalender bringt euch mehr Vorteile als ihr vermutlich denkt. Ihr könnt damit Termine mit euren Kollegen abstimmen und im Kalender synchronisieren. Vergessene Meetings gehören ab sofort der Vergangenheit an dank regelmäßiger Kalendererinnerungen.

Digitale Notizen erlauben eine regelmäßige Bearbeitung und sauberes Arbeiten. Außerdem könnt ihr sie mit eurem Team teilen und Kommentare hinterlassen. Gerade für neue Projekte und Brainstorming sind digitale Notizen ein Garant für mehr Produktivität und Kreativität.

Und wie steht es um euch? Habt ihr euer Büro schon digitalisiert oder setzt ihr weiterhin auf Papier? embarassed

Bildquellen: Shutterstock.com
Fotografen: TarikVision, wk1003mike, Lolostock

Unsere Bloggerin

Hi, mein Name ist Alexandra Höller und seit 2013 gehöre ich zum jungen, dynamischen Team von VOLhighspeed. In diesem Blog schreibe ich über News aus der digitalen Welt, deren Trends und neuesten Entwicklungen.

Ihr habt Feedback, Fragen oder Wünsche zum VOLhighspeed Blog? Gerne könnt ihr mir eine E-Mail an
alexandra.hoeller@volhighspeed.at senden.

Social media

Follows

Kategorien

Schön, dass du unseren Blog liest!

Wir hoffen, du findest unsere Beiträge interessant und hilfreich. Aber wir möchten dir nicht nur was erzählen, sondern auch von dir lesen!

Hinterlasse uns gerne einen Kommentar und teile uns deine Gedanken, Fragen und Anregungen mit. Wir freuen uns darauf, die Themen mit dir zu diskutieren. Wenn dir unsere Beiträge gefallen, darfst du sie natürlich auch gerne auf Social Media teilen und deine Freunde darauf aufmerksam machen.

Dein Feedback hilft uns dabei, uns stetig zu verbessern und genau die Themen anzusprechen, die dich interessieren. Also nichts wie los!

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Noch mehr Lesestoff für dich

Wenn dich dieser Artikel begeistert hat, haben wir noch mehr für dich! Hier findest du weitere spannende Beiträge zu ähnlichen Themen.

Gesundheitscheck aus dem WC?

Gesundheitscheck aus dem WC?

Mittlerweile ist uns „Smart Home“ ein Begriff. Doch wusstest du, wie smart manche Sachen in deinem Zuhause tatsächlich sein könnten? Zum Beispiel deine Toilette? Ja – ihr habt richtig gelesen. Es gibt sie wirklich. Intelligente Klos. Was diese bereits alles können und...

mehr lesen
Wer hat Schuld an der Chip-Krise?

Wer hat Schuld an der Chip-Krise?

Die Chip-Krise, die derzeit die Technologiebranche beeinflusst, hat viele Gründe. Einer der Wichtigsten ist die gestiegene Nachfrage nach Elektronikgeräten wie Smartphones, Computern und Automobilen. Diese gestiegene Nachfrage hat zu einem Anstieg der Produktion von...

mehr lesen
5 effektive Tipps zum Energiesparen

5 effektive Tipps zum Energiesparen

Energiesparen ist ein wichtiges Thema für uns alle. Es hilft nicht nur, die Umweltbelastung zu reduzieren, sondern auch dabei, unsere Stromrechnungen zu senken. Im heutigen Blogbeitrag werden wir uns mit einigen effektiven Tipps und Tricks zum Energiesparen...

mehr lesen
Was ist eigentlich ein Blackout?

Was ist eigentlich ein Blackout?

Nie war das Thema „Blackout“ in den letzten Jahrzehnten präsenter, greifbarer und bedrohlicher als heute. Der Ukraine-Krieg, die Energie-Krise und die Kostenexplosion vieler Güter bringen uns in diese Lage und zwingen uns zum Umdenken. Für uns ist es...

mehr lesen
Die besten Apps zum Abnehmen

Die besten Apps zum Abnehmen

Wir haben Januar und das neue Jahr ist gerade angebrochen. Wann, wenn nicht jetzt ist man am motiviertesten seine Neujahrsvorsätze auch in die Tat umzusetzen? Ein immer wiederkehrender Vorsatz ist das Abnehmen. Möchtest du ein paar Kilos verlieren und suchst nach...

mehr lesen
Cookie Consent mit Real Cookie Banner