DIE BEDEUTUNG DER DIGITALISIERUNG

Ihr fragt euch, welche Vorteile euch ein papierloses Büro bringt? Schließlich seid ihr Gewohnheitstiere und wollt eigentlich vom guten alten Papier nicht loslassen. Doch ehe ihr euch umseht, werdet ihr den Nutzen der Digitalisierung erkennen.

Mit virtuellen Dokumenten und Ordnern ist endlich Schluss mit der ewigen Suche nach einem bestimmten Blatt Papier. Eine korrekte digitale Ablage garantiert euch nämlich gewissenhaftes Arbeiten, eine sichere Verwaltung und vor allem eine sekundenschnelle Suche nach Dokumenten.

Mit der Digitalisierung kommt es zeitgleich zu Automatisierungen und einheitliche Workflows. Im Arbeitsalltag könnt ihr euch endlich auf wesentliche Dinge fokussieren, alles andere übernimmt euer Computer.

Ein papierloses Büro birgt noch weitere Vorteile. Corona hat uns gezeigt, wie wichtig ein flexibler Arbeitsplatz ist. Eine entsprechende Software ermöglicht quasi einen „wandelnden“ Schreibtisch, auf den ihr jederzeit und von überall aus Zugriff habt.

Zu guter Letzt darf der Umweltfaktor nicht vergessen werden. Wusstet ihr, dass weltweit etwa 410 Millionen Tonnen Papier und Karton produziert werden? Für die Herstellung gehen Waldflächen zugrunde und Unmengen an Wasser werden verbraucht. Mit einem digitalen Büro können wir Ressourcen sowie Kosten reduzieren und gleichzeitig unsere Umwelt schonen.

Im Anschluss verrate ich euch 5 Tipps, die euch beim Umstieg auf ein papierloses Büro helfen und euch untersützen. Bleibt gespannt!

1. DIE RICHTIGE IMPLEMENTIERUNG

Der Übergang von der Zettelwirtschaft zur Digitalisierung im Büro kann ganz schön stressig sein. Genau deshalb braucht es eine klare Planung und einen konkreten Ablauf, den ihr Schritt für Schritt verfolgen könnt. Ich empfehle euch, eine Liste anzulegen, die ihr nach und nach abarbeitet. So habt ihr einen Überblick und verliert nicht so schnell die Motivation.

Manche Menschen sträuben sich aus unterschiedlichen Gründen bewusst gegen Digitalisierungsmaßnahmen. Damit die Implementierung reibungslos funktioniert, ist es allerdings wichtig, dass das komplette Team an einem Strang zieht. Regelmäßige Teamsitzungen können helfen, dem Problem auf den Grund zu gehen und es aus der Welt zu schaffen.

2. VERWALTUNGSSYSTEM

Um digitales Chaos zu vermeiden, benötigt ihr eine zentrale Verwaltungssoftware, die eure digitale „Zettelwirtschaft“ ordnet. Ihr könnt sie euch wie einen virtueller Aktenschrank vorstellen, auf den jeder Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff hat. So behaltet ihr eure Arbeit stets im Überblick und das ohne großen Aufwand. Ade Post-Its und Schmierzettel!

Das Verwaltungssystem bzw. eine zentrale Cloud ist übrigens auch in Zeiten des Homeoffices ideal. So seid ihr nie wieder an euren festen Arbeitsplatz gebunden, sondern könnt von überall aus und jederzeit auf eure internen Firmendokumente zugreifen.

3. STRUKTUR IN DER STRUKTUR

Die Verwaltungssoftware bringt mich auch schon zum nächsten Tipp, nämlich zur Ordnerstruktur. Ist eure digitale Verwaltung mal angelegt, macht es Sinn, einzelne Ordner für unterschiedliche Projekte anzulegen. Die Art der Ordner sowie die Bennenung sollte im Team bestimmt werden. Je mehr Mitarbeiter ihr in diesen Prozess einbezieht, desto weniger Chaos besteht am Ende.

4. SCANNEN

Alte Dokumente landen bitte erst dann im Papiermüll, wenn sie eingescannt und sicher archiviert sind. Auch hier hilft es, alles Schritt für Schritt abzuarbeiten und ordentlich zu verwalten. Anfangs mag es vielleicht etwas mühsam sein, doch ich verspreche euch – es wird sich auszahlen. Nach nur wenigen Wochen werdet ihr papierlos und organisierter denn je sein.

Ihr seid noch nicht auf ein papierfreies Büro umgestiegen? Dann nichts wie los! Eine frühzeitige Digitalisierung erspart euch viel Arbeit und optimiert eure Arbeitsprozesse.

5. ALLES IM AUGE BEHALTEN

Während der Umstellung solltet ihr auf jeden Fall auch an Briefe, Notizen und an euren Kalender denken. Wenn ihr beispielsweise regelmäßig Papierrechnungen an eure Kunden rauslässt, könntet ihr die Umstellung auf digitale Rechnungen im Rahmen eines Newsletters ankündigen und eure Kunden auf diese Art und Weise „vorwarnen“. Anfangs stoßt ihr vielleicht auf Unmut, doch auch hier könnt ihr mit diversen Argumenten arbeiten und überzeugen.

Ein digitaler Kalender bringt euch mehr Vorteile als ihr vermutlich denkt. Ihr könnt damit Termine mit euren Kollegen abstimmen und im Kalender synchronisieren. Vergessene Meetings gehören ab sofort der Vergangenheit an dank regelmäßiger Kalendererinnerungen.

Digitale Notizen erlauben eine regelmäßige Bearbeitung und sauberes Arbeiten. Außerdem könnt ihr sie mit eurem Team teilen und Kommentare hinterlassen. Gerade für neue Projekte und Brainstorming sind digitale Notizen ein Garant für mehr Produktivität und Kreativität.

Und wie steht es um euch? Habt ihr euer Büro schon digitalisiert oder setzt ihr weiterhin auf Papier?